الغاية
يهدف هذا الإجراء إلى بيان كيفية عمليات الشراء في الدائرة بحيث يتم ضبطها والتأكد من حفظ البيانات المتعلقة بها.
مجال التطبيق
يتم تطبيق هذا الإجراء على جميع المواد/الخدمات المشتراة من قبل الدائرة والتي تؤثر على الجودة.
المسئوليات

• أمين المخزن مسئول على إرسال طلبات الشراء إلى قسم المشتريات.
• رئيس قسم المشتريات مسئول عن تنفيذ عملية الشراء والاتصال مع الموردين المعتمدين.
• المدير العام مسئول على اعتماد أوامر الشراء.

طريقة العمل
لاحظ مخطط سير العمليات المرفق. (السجلات ومدة الاحتفاظ بها)

السجل	الرمز	مدة الاحتفاظ به	مكان الاحتفاظ به-الشخص المسئول عن ذلك
طلب شراء	...	سنة واحدة	رئيس قسم المشتريات
طلب عروض أسعار	...	سنة واحدة	رئيس قسم المشتريات
عرض أسعار(من المورد)	...	سنة واحدة	رئيس قسم المشتريات
كشف تفريغ لعروض الأسعار	...	سنة واحدة	رئيس قسم المشتريات
أمر شراء	...	سنة واحدة	رئيس قسم المشتريات

ضبط المشتريات

المسئولون	طريقة العمل	الإجراءات
. المدير العام . أمين المخزن	يقوم أمين المخزن بعمل طلب شراء للمواد غير المتوفرة بالكمية المطلوبة وتم طلبها من أحد الأقسام، أو التي وصل رصيدها إلى مستوى الطلب، ويقوم بإرساله إلى دائرة المشتريات (مرفقاً مع طلب صرف مواد) لاعتماده وذلك بعد مصادقة لمدير العام	طلب شراء
رئيس قسم المشتريات	يتم إرسال طلب الشراء المعتمد إلى قسم المشتريات، وذلك لعمل طلبات عروض أسعار للموردين وإرسالها إلى الموردين المعتمدين، ليقوم رئيس قسم المشتريات فيما بعد بالاتصال مع الموردين والتفاوض على الأسعار، إن أمكن ذلك	طلب عروض أسعار
. المدير العام . رئيس قسم المشتريات . مندوب المشتريات	قوم رئيس قسم المشتريات (أو مندوب المشتريات) بعمل كشف تفريغي لعروض الأسعار النهائية التي تصل إلى الدائرة والإشارة إلى المورد صاحب أفضل عرض، وإرسال هذا الكشف إلى المدير العام.	. عرض أسعار من المورد. . كشف تفريغي لعروض الأسعار (كمبيوتري)
المدير العام	يقوم المدير العام باختيار المورد الذي سيتم الشراء منه بشكل آلي، حيث يتم إرسال أمر شراء معتمد إلكترونياً إلى المورد الذي تم اختياره بشكل أوتوماتيكي، ويتم إرسال نسخة من أمر الشراء إلى قسم المشتريات لمتابعته	أمر شراء (كمبيوتري)
مندوبو المشتريات	يتم توزيع المهام على مندوبي المشتريات لمتابعة الموردين وأوامر الشراء.بعد ذلك يتم استلام المواد من المورد كما جاء في إجراء ضبط المستودعات، ويتم تقييم المورد كما جاء في إجراء اعتماد وتقييم الموردين.	. إجراء ضبط المستودعات. . إجراء اعتماد وتقييم الموردين.

ملاحظات

1. في حالة كانت قيمة المشتريات أقل من 500 درهم تتم عملية الشراء مباشرة دون الحاجة إلى الرجوع إلى المدير العام، حيث يتم الدفع نقداً للمورد بناءً على الفاتورة المقدمة منه، ويتم استلام المواد حسب الإجراءات المطبقة.
2. قد يتم اختيار أكثر من مورد من قبل المدير العام لنفس طلب الشراء حسب عروض الأسعار المقدمة.