مهام قسم السكرتارية والأرشيف - استقبال جميع المراسلات والمعاملات الو رادة واستلامها وعرضها على المدير العام لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
- الإشراف على إصدار الرسائل وطباعتها والتدقيق على جميع الرسائل الصادرة من الإدارات والأقسام ,ومتابعة أعمال النسخ والتصوير.
- ضمان إيصال جميع المراسلات من الرسائل الواردة أو الصادرة والقرارات و التعاميم إلى الجهات المعينة سواء كانت تخص الإدارات أو الجهات الخارجية .
- حفظ جميع الرسائل الصادرة والواردة والقرارات و التعاميم والإعلانات الصادرة عن الدائرة.
- تنظيم سجل الرسائل الصادرة وسجل الرسائل الواردة وسجل توزيع الرسائل الداخلي والخارجي.
- أرشفة المستندات والوثائق والرسائل آلياً بإتباع نظام الأرشفة الإلكترونية (Document Management)
- أي أمور أخرى ذات الصلة بطبيعة العمل.
آلية العمل والإجراءات المتبعة بالقسم - استلام جميع المراسلات والمعاملات وعرضها على المدير العام.
- إرسال جميع المراسلات الواردة على الإدارات والأقسام المعينة بعد تسجيلها كلٌ بحسب اختصاصها وبحسب تأشيرة المدير العام بعد أن يتم تصويرها والتأكد من المرفقات المصحوبة.
- تسجيل تلك الرسائل الواردة وتوثيقها في سجل الوارد العام بحسب التسلسل الوارد.
- حفظ وتصنيف جميع الرسائل الواردة في ملفات مفهرسة ومبوبة ومرقمة بطريقة يمكن الرجوع إليها في أسرع وقت.
الرسائل الصادرة - استقبال جميع الرسائل الصادرة من الإدارات والأقسام بعد اعتمادها على ثلاث نسخ (نسخة ملف الصادر العام – نسخة للإدارة المعنية – نسخة للجهة المعنية).
- تصدر الرسائل بأرقام مسلسلة بحسب الجهة المعينة بعد التأكد من المرفقات.
- يتم الاحتفاظ بنسخة من تلك الرسائل الصادرة بعد تصوير المرفقات ,ثم تصنيف في ملفات الصادر العام.
- تسجيل وتقييد تلك الرسائل في سجل الصادر العام.
- تقييد الطوابع البريدية وتسجيل المصروفات من الطوابع لكل رسالة صادرة.
الأرشفة الإلكترونية أرشفة جميع الرسائل الصادرة آلياً بتصويرها رقميا ًبواسطة جهاز الماسح ،ثم يتم إدخال بيانات كل مستند بشكل يسهل عملية استدعاء المستند بأسرع وقت , بحسب حقول البحث التي تم إدراجها .. فلقد تم أرشفة ما يزيد عن عشرة آلاف مستند في غضون عام ونصف . ونتطلع إلى أرشفة كافة المستندات الصادرة والواردة الهامة فيما يخص السنوات الماضية. مقترحات تطويرية - ضرورة تزويد القسم ببرنامج آخر لأرشفة الالكترونية لتمكن من أرشفة كافة الرسائل الواردة أيضا.
- الحاجة لأرشفة جميع المستندات خاصة القرارات و التعاميم والإعلانات الصادرة لسنوات الماضية ، حتى يسهل عملية استدعاؤها في أي وقت لاتخاذ القرار الإداري.
- حاجة القسم إلى توظيف مدخل بيانات ليساهم في أرشفة الكم الهائل من ملفات السنوات السابقة للمحافظة على ارث الدائرة من الوثائق والمستندات ولتوفير مساحات التخزين الواسعة والمستغلة سدى.
- حاجة القسم لطابعة من نوع Epson 1106 لميزتها الجيدة كدقة و سرعة الطباعة.
|
